Phương pháp Kaizen và sự thành công của công ty Toyota

1. Phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, được ghép từ hai chữ là 改 (“kai”) – thay đổi và 善 (“zen”) – tốt hơn, nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh còn được gọi là “ongoing improvement”.

Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”, “Kaizen có nghĩa là CẢI TIẾN“. “Không chỉ được áp dụng trong công việc mà phương pháp Kaizen còn được áp dụng trong nhiều khía cạnh khác như đời sống cá nhân, gia đình, xã hội và môi trường làm việc. Còn khi được áp dụng vào nơi làm việc, Kaizen có nghĩa là sự cải tiến không ngừng liên quan tới tất cả mọi người từ ban lãnh đạo cho đến mọi nhân viên”.

Tại Nhật Bản, phương pháp Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai thực hiện triết lý này. Kaizen lần đầu được ứng dụng tại Nhật vào sau Chiến tranh thế giới thứ hai, sau đó nhận được sự chú ý từ các giảng viên chuyên ngành quản trị chất lượng và cả các doanh nghiệp từ Mỹ. Đáng kể nhất là nó đã góp phần quan trọng trong việc tạo nên phương thức Toyota (Toyota Way), làm nên thành công đột phá của Toyota trong thời kỳ khó khăn của Nhật Bản. Kể từ đó, thuật ngữ này đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới, được áp dụng bởi hầu hết các công ty Nhật và các công ty quốc tế trong nhiều lĩnh vực khác nhau ngoài kinh doanh và sản xuất.

Trong “The New Shorter Oxford English Dictionary” được xuất bản vào năm 1993, từ “Kaizen” đã được bổ sung và định nghĩa: “Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất, … như một triết lý kinh doanh”. Ngày nay, phương pháp Kaizen được nhắc tới như một triết lý kinh doanh, phương pháp quản lý hiệu quả làm nên thành công của các công ty Nhật Bản. Tuy vậy, những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng lại mang đến kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.

2. Sự khác nhau giữa Kaizen và Đổi mới

Khái niệm Kaizen giải thích được vì sao các công ty Nhật Bản không duy trì mãi một trạng thái trong thời gian dài. Trong khi đó, cách quản lý của phương Tây lại ưa chuộng khái niệm “ĐỔI MỚI” – tạo ra những thay đổi lớn sau những đột phá về công nghệ, tư tưởng quản lý và kỹ thuật sản xuất mới nhất. Nếu Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục thì “Đổi mới” thường là một hiện tượng thay đổi trong tức thời.

Việc thực hiện phương pháp Kaizen cũng ít tốn kém hơn so với đổi mới. Bởi nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của cả nhà quản lý cho đến mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm mới và đặc trưng của Kaizen do nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới.

3. Lợi ích của Kaizen là gì?

Lợi ích hữu hình

Tích lũy từng cải tiến nhỏ để tạo nên những kết quả to lớn trong thời gian dài.
Giảm lãng phí, tăng năng suất trong khâu sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, thời gian chờ đợi và vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên, …
Cải tiến và đồng bộ các hệ thống vận hành công ty trong ngắn hạn và dài hạn nhằm giảm chi phí và tiết kiệm thời gian sản xuất.

Lợi ích vô hình

Nâng cao năng suất cũng như tinh thần làm việc của nhân viên khi nhân viên nhận thức được rõ ràng và cụ thể các vấn đề ở bộ phận của họ.
Tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được đưa ra những ý tưởng cải thiện, được lắng nghe và ghi nhận ý kiến.
Góp phần xây dựng nền văn hoá và thói quen tự giác, kỷ luật trong doanh nghiệp.
Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, làm việc nhóm, tăng sự đoàn kết nội bộ.

Nguồn tham khảo: