Giao tiếp là quá trình “gửi” và “nhận” các loại thông tin khác nhau. Nếu bạn là “người gửi”, bạn phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng ngay từ đầu. Nếu bạn là “người nhận”, bạn phải lắng nghe thông tin thật cẩn thận từ phía người nói. Cả người “gửi” và “nhận“ đều phải đặt câu hỏi để đảm bảo rằng cả hai đều hiểu biết về tình huống. Cách giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư và quá trình luyện tập mỗi ngày. Đó là khi bạn sử dụng ngôn ngữ của mình để biến lời nói có sức nặng và tạo được giá trị nơi người nghe. Một số lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn nâng cấp kỹ năng giao tiếp nhanh chóng.
1. Có kế hoạch giao tiếp cụ thể
Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần cạch ra mục tiêu trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện: Ví dụ: Làm rõ khúc mắc giữa hai bên trong công việc? Phân chia công việc? …Động thời, bạn cũng nên liệt kê ra điều bạn muốn nói bằng cách đặt các câu hỏi 5W1H: Đối tượng là ai (Who)? Nói như thế nào (How)? Nói ở đâu (Where)? cuộc trò chuyện sẽ diễn ra khi nào (When)? …
Khi xác định rõ mục đích của cuộc giao tiếp, bạn và đối phương sẽ có cách giao tiếp rất mượt mà, tránh lạc đề hay lãng phí thời gian vào những câu chuyện không liên quan.
2. Chọn lọc ngôn từ phù hợp với từng ngữ cảnh
Ngôn ngữ phải phù hợp trong từng ngữ cảnh. Nói chuyện bông đùa với đồng nghiệp trong giờ nghỉ sẽ khác với khi giao tiếp trong một cuộc họp có các sếp và đối tác. Việc chọn lọc ngôn từ sẽ giúp cách giao tiếp hiệu quả hơn khi đối phương hiểu nhanh hơn thông tin được truyền đạt. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn đã chắt lọc những ngôn từ phù hợp nhất.
3. Điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng
Mỗi người sẽ có những cách thức tiếp nhận thông tin một cách riêng biệt. Chính vì thế, điều quan trọng bạn cần làm chính là điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với đối tượng:
- Nếu bạn đang giao tiếp với một người đồng nghiệp bận rộn, hãy nói chuyện thẳng thắn và đi vào trọng tâm vấn đề.
- Nếu đối tượng là một người phóng khoáng và vui vẻ, cách nói chuyện rập khuôn và quá khách sáo có thể không phù hợp với họ.
- Hoặc nếu bạn chuẩn bị đề xuất nhanh một ý kiến với CEO, hãy chuẩn bị một bài thuyết trình ngắn gọn để thể hiện ý tưởng đó một cách rành mạch nhất.
4. Lắng nghe để thấu hiểu câu chuyện
Nhiều người trong chúng ta thường lầm tưởng giữa nghe và lắng nghe. Thực chất, việc lắng nghe còn bao hàm cả ý chú tâm vào câu chuyện của người đối diện. Bạn cần có sự phân tích và đưa ra những phản hồi chính xác. Tuy nhiên, việc này nói dễ mà khó. Sẽ có những yếu tố nhiễu bên ngoài khiến bạn xao nhãng khỏi cuộc trò chuyện, từ đó khó lòng lắng nghe 100% nếu thiếu đi sự tập trung.
5. Kiểm soát giọng nói
Khi căng thẳng hoặc hào hứng quá mức, giọng nói của bạn có thể sẽ thay đổi. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách giao tiếp của bạn. Giọng nói run rẩy do căng thẳng cũng khiến bạn trở nên thiếu tin cậy, nhất là trong những lần đàm phán cùng khách hàng.
Để khắc phục vấn đề này, bạn cần luyện tập để điều chỉnh âm lượng và cách phát âm của mình. Hãy tập nó với bạn bè hoặc người quen.
6. Biết cách điều khiển cảm xúc cá nhân
Điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói. Cùng là một thông tin, nhưng ngữ điệu và tốc độ khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau nơi người nghe. Vì vậy, hãy điều chỉnh giọng điệu và tốc độ nói của mình phù hợp với đối tượng và môi trường giao tiếp.
Trong những cuộc trò chuyện hay trong cuộc họp, sự tranh cãi và bất đồng quan điểm là điều có thể xảy ra. Song, bạn nên học cách điều khiển cảm xúc cá nhân để tránh nói chuyện với giọng điệu gắt gỏng và “chói tai”.
7. Chú ý thời gian giao tiếp
Thời gian là vàng bạc. Với những buổi giao tiếp quan trọng, bạn nhất định không thể bỏ qua yếu tố về thời gian. Hãy tìm cách giải thích hoặc trình bày ngắn gọn vấn đề trong khoảng thời gian cho phép.
Thông tin mà bạn muốn truyền đạt đến đối phương cần súc tích, ngắn gọn và rõ ràng, đặc biệt là trong các sự kiện lớn, khi thời gian giao tiếp cá nhân không nhiều.
8. Không diễn đạt vòng vo
Bạn có thể loại bỏ những ngôn ngữ và cấu trúc phức tạp để câu nói truyền đến người nghe một cách dễ hiểu nhất.
Bằng không, bạn chỉ đang làm mất thời gian của đối phương và chẳng thể đi đến được mấu chốt của cuộc nói chuyện ấy.
9. Sử dụng ngôn ngữ hình thể
Ngoài ngôn ngữ, các yếu tố phi ngôn ngữ trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Thông qua ngôn ngữ cơ thể, người đối diện có thể biết được bạn đang cảm thấy như thế nào. Nếu bạn không muốn họ biết mình đang nghĩ gì; hãy tìm cách để kiểm soát những hành động không cần thiết của chân tay.
Trong một số trường hợp, các cử chỉ của tay chân có thể hỗ trợ cho lời nói; như đang thuyết trình hoặc trình bày ý tưởng. Tuy nhiên, bạn cũng chỉ nên sử dụng nó ở tần suất vừa phải; để tránh tạo ác cảm với người đối diện.
10. Tránh ậm ừ
Khác với giao tiếp qua email (bạn sẽ có thời gian để cân nhắc ý tứ, câu chữ phù hợp), giao tiếp trực tiếp đòi hỏi bạn phải nghĩ nhanh trong đầu để có thể truyền đạt thông tin chính xác đến người nghe. Chuyện ậm ừ trong những tình huống như thế là điều khó tránh. Thế nhưng, bạn cần hiểu rằng sự ậm ừ sẽ vô tình khiến cuộc trò chuyện bị kéo dài không cần thiết.
11. Đặt câu hỏi khi chưa hiểu
Để tránh trường hợp hiểu lầm hoặc hiểu sai ý, việc đặt câu hỏi khi chưa hiểu vấn đề chính là cách giải quyết tốt nhất. Nếu có điều gì bạn chưa rõ, hãy mạnh dạn đặt câu hỏi để chắc chắn cả hai đều hiểu ý nhau.
12. Xây dựng lòng tin với mọi người
Chỉ giao tiếp lưu loát và biết lắng nghe ý kiến của người khác thôi chưa đủ. Bạn cần xây dựng lòng tin ở những mối quan hệ bằng cách phải luôn thành thật. Hãy nói điều mình nghĩ chứ đừng mãi nói điều người khác muốn nghe. Khi bộc lộ được sự đáng tin cậy, đối phương sẽ cảm thấy tin tưởng.
13. Sẵn sàng nhận góp ý và chỉnh sửa
Mắc sai lầm là điều không thể tránh trong quá trình giao tiếp dù bạn có là chuyên gia đi chăng nữa. Mở lòng hơn trước các cuộc trò chuyện và không ngại nhận góp ý sẽ tốt cho việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân. Không ai ngay từ đầu đã trở thành người hoạt ngôn nếu không có những va vấp ban đầu; và không ngại nhận góp ý để chỉnh sửa.
Nguồn tham khảo: glints.com
