Tại sao mỗi chúng ta lại cần lập kế hoạch cho chính mình và liệu rằng việc lập kế hoạch có thành công được không? Bài viết này sẽ giúp các bạn có thể giải quyết được câu hỏi đó và biết cách lập kế hoạch cho bản thân.
Lập kế hoạch cá nhân là gì?
Lập kế hoạch cá nhân là việc liệt kê tất cả các công việc cần làm trong một danh sách, sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, tầm quan trọng, cấp thiết, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau.
Ý nghĩa của việc lập kế hoạch?
Lập kế hoạch cá nhân giúp bạn định hướng được những công việc cần phải làm, không bị bỏ sót công việc nào, lập kế hoạch cũng giúp bạn tư duy hệ thống những công việc cần phải làm, giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc, có khoảng trống để nghỉ ngơi và xem lại những gì bạn đã làm. Đặc biệt nó giúp bạn có thể đúng hẹn, tránh tình trạng “Nước đến chân mới nhảy” thường gặp ở các sinh viên mỗi khi đến kỳ deadline.
Tại sao cần phải lập kế hoạch?
- Lập kế hoạch giúp bạn bám chặt vào con đường mà bạn đang đi. Theo một nghiên cứu mình được biết, cứ 10 người thì có đến 3 người không có mục tiêu, kế hoạch của bản thân. Kết quả này thật đáng quan ngại. Bởi lẽ kế hoạch giống như kim chỉ nam, giúp cho bạn đi đúng hướng và không bị chi phối bởi những điều xung quanh. Thử tưởng tượng một ngày bạn thức dậy mà không có kế hoạch, bạn không biết mình phải làm gì, không biết phải bắt đầu từ đâu. Có thể ngày đó trôi qua mà bạn chưa làm được gì cả, thật là lãng phí thời gian.
- Lập kế hoạch giúp bạn rút ngắn quãng đường. Trên quãng đường đi đến tương lai của bạn, bạn rất dễ bị xao lãng bởi những cám dỗ xung quanh. Để tránh được điều đó, bạn cần hiểu rõ bản thân của mình, có kế hoạch rõ ràng cho tương lai của mình. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn có một cái đích đến, một mục tiêu để tập trung hoàn toàn vào đó.
- Kế hoạch giúp bạn biết được mình đang làm gì. Có mục tiêu làm việc, bạn biết rõ mình phải làm gì, bạn biết rõ sứ mệnh của mình và tránh làm nô lệ cho những điều vặt vãnh.
Để lập được một kế hoạch chi tiết, bạn cần phải thực hiện như thế nào?
1️⃣Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (WHY):
Khi bắt đầu một công việc, điều đầu tiên bạn cần hỏi bản thân mình là
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào đối với tôi?
- Hậu quả nếu như tôi không thực hiện chúng?
2️⃣Xác định nội dung công việc 1W (WHAT):
- Xác định nội dung công việc phải làm là gì
- Chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó
- Hãy chắc chắn rằng bước sau là sự phát triển của bước trước
3️⃣Xác định 3W (WHERE-WHEN-WHO):
WHERE – Ở đâu:
- Công việc đó được thực hiện tại đâu?
- Cần thực hiện những công đoạn nào để hoàn thành công việc?
WHEN – Khi nào:
- Công việc đó được thực hiện khi nào, khi nào thì kết thúc
- Để xác định được thời hạn công việc của kế hoạch, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Căn cứ vào từng công việc để sắp xếp cho hiệu quả
WHO – Ai:
- Ai sẽ làm những công việc đó?
- Ai sẽ là người kiểm tra quá trình của bạn?
- Ai sẽ hỗ trợ bạn làm công việc này?
- Ai sẽ chịu trách nhiệm với chúng?
4️⃣Xác định cách thức thực hiện 1H (HOW):
- Bạn có thể tìm những nguồn tài liệu,những công cụ giúp bạn thực hiện công việc?
- Tiêu chuẩn của công việc đó là gì?
5️⃣Xác định phương pháp kiểm soát 1C (CONTROL):
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm sao để đo lường đặc tính đó
- Có thể đo lường những đặc tính đó bằng công cụ gì
6️⃣Xác định phương pháp kiểm tra 1C (CHECK):
- Xác định những công việc nào cần phải kiểm tra hàng ngày
- Sau khi kiểm tra lên danh sách những việc làm tốt, việc làm chưa tốt để khắc phục
7️⃣Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ 5M (MAN – MONEY-MATERIAL-MACHINE-METHOD):
- Man – Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…
- Money – Ngân sách : Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu?
- Material – nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng
- Machine -Máy móc, công nghệ, kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…
- Method – Phương pháp làm việc: cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?
🔑Những bí quyết mà giúp bạn thành công trong việc thực hiện kế hoạch của mình:
- Khi bạn đạt được mục tiêu với thời gian ngắn nhất và đạt hiệu quả cao thì có nghĩa là bạn đã tối ưu được thời gian, công sức và chi phí của mình. Bạn cần lên kế hoạch chi tiết theo ngày, theo tuần, theo tháng.
- Hãy note lại công việc sau mỗi lần hoàn thành. Nếu làm không hết trong ngày thì có thể để sang ngày hôm sau, cố gắng không áp lực nếu không hoàn thành công việc đó.
- Nên đưa ra những công việc trong khả năng của bản thân để có thể thực hiện được hết.
- Cần cho mình khoảng thời gian trống để tham gia thể thao, giải trí tránh tình trạng stress vì công việc. Thể thao cũng giúp bạn tỉnh táo để làm việc hiệu quả hơn.
Nguồn tham khảo: https://youth.com.vn/posts/cac-buoc-lap-ke-hoach-theo-phuong-phap-5w1h2c5m
