4 bước quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, phân bổ và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn góp phần cải thiện chất lượng cuộc sống. Kỹ năng quản lý thời gian không phải là một kỹ năng bẩm sinh, mà là một kỹ năng có thể rèn luyện và phát triển. Bằng cách áp dụng các chiến lược và phương pháp phù hợp, bạn hoàn toàn có thể có khả năng sử dụng thời gian hiệu quả, làm chủ công việc và cuộc sống của mình.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, phân bổ và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu. Nói cách khác, đây là cách thức lên kế hoạch và thực hiện công việc sao cho đạt được hiệu quả cao nhất trong thời gian có hạn. Nghe có vẻ dễ dàng, nhưng đây là một thử thách không nhỏ, đặc biệt là khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ và mục tiêu cần hoàn thành.

2. Lợi ích của quản lý thời gian tốt?

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn góp phần cải thiện chất lượng cuộc sống. Khi quản lý thời gian tốt, bạn có thể:

Tăng năng suất: Khi có kế hoạch rõ ràng và phân bổ thời gian hợp lý, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Giảm căng thẳng: loại bỏ cảm giác bị áp lực, thúc đẩy và tăng sự tự tin.
Cân bằng cuộc sống: Bạn có thể dành thời gian cho công việc, gia đình và các hoạt động cá nhân một cách hợp lý.
Tạo cơ hội: Khi có nhiều thời gian hơn, bạn có thể khám phá những sở thích mới, học hỏi thêm kiến thức và phát triển bản thân.
Cải thiện chất lượng công việc: Khi không bị vội vàng, bạn có thể tập trung hơn vào công việc và đưa ra những quyết định tốt hơn.

3. Các bước quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian không phải là một kỹ năng bẩm sinh, mà là một kỹ năng có thể rèn luyện và phát triển. Bằng cách áp dụng các chiến lược và phương pháp phù hợp, bạn hoàn toàn có thể có khả năng sử dụng thời gian hiệu quả, làm chủ công việc và cuộc sống của mình. Quy trình quản lý thời gian đề xuất gồm các bước sau:

3.1. Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống của mỗi người. Nó giống như một la bàn chỉ đường, giúp chúng ta định hướng rõ ràng, tạo động lực, sự tập trung tốt hơn và quan trọng là thước đo để đánh giá sự tiến bộ và thành công của mỗi người.

Dù là cuộc sống hay công việc, mục tiêu đặt ra vẫn nên tuân thủ theo nguyên tắc “SMART”. SMART là viết tắt cho các từ sau đây:

Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu.
Measurable (Đo lường được): Có thể đo lường được tiến độ đạt được mục tiêu.
Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu phải khả thi và phù hợp với khả năng của bản thân.
Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với giá trị và mục tiêu sống của bạn.
Time-bound (Có giới hạn thời gian): Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể để tạo động lực.

Bạn có thể đặt mục tiêu “Tôi muốn giảm cân.”, nhưng mục tiêu này chỉ chung chung và không thể biết được cách xác định hoàn thành mục tiêu hay chưa. Thay vào đó, mục tiêu SMART sẽ là: “Tôi sẽ giảm 5kg trong vòng 3 tháng bằng cách tập gym 3 buổi/tuần, mỗi buổi 1 giờ và tuân thủ chế độ ăn kiêng ít tinh bột.” Rõ ràng là với mục tiêu như vậy thì bạn sẽ có đã hình dung ra được con đường bạn cần làm và đích đến của bạn là gì.

3.2. Bước 2: Lập kế hoạch

Tiếp theo, bạn cần lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu bằng các công việc sau:

Liệt kê nhiệm vụ cho mỗi mục tiêu: Bạn cần xác định tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện và ước tính thời gian cần thiết
Sắp xếp thứ tự ưu tiên: tuỳ vào mục tiêu mà bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên khác nhau. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên theo Phương pháp Eisenhower dựa trên hai yếu tố chính: mức độ quan trọng và khẩn cấp với 4 nhóm công việc là:

+ Nhóm 1 – Quan trọng và khẩn cấp: Những việc phải làm ngay lập tức, có deadline cận kề và ảnh hưởng lớn đến kết quả. Ví dụ như chuẩn bị báo cáo gấp, khắc phục sự cố hệ thống đang hoạt động, tham gia cuộc họp quan trọng. Nhóm này nên chiếm từ 20 – 25% thời gian của bạn. Cách xử lý duy nhất là làm ngay và ưu tiên hàng đầu.
+ Nhóm 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những việc có tầm quan trọng cao nhưng không có deadline cụ thể, liên quan đến mục tiêu dài hạn. Ví dụ như học một kỹ năng mới, xây dựng mối quan hệ, lập kế hoạch cho dự án lớn. Nhóm này nên chiếm từ 55 – 60% thời gian của bạn. Bạn cần kế hoạch và thực hiện nghiêm túc nhóm này, nếu không thì nó nhanh chóng chuyển quan nhóm “khẩn cấp và quan trọng”.
+ Nhóm 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Những việc tạo ra cảm giác cấp bách nhưng không thực sự ảnh hưởng đến mục tiêu lớn. Ví dụ như trả lời email không quan trọng, tham gia các cuộc họp không cần thiết. Thời gian dành cho nhóm này khoảng 10 – 15%. Cách bạn có thể xử lý là ủy quyền cho người khác, tự động hóa hoặc loại bỏ nếu có thể.
+ Nhóm 4 – Không quan trọng và không khẩn cấp: Những việc không cần thiết và không mang lại giá trị. Ví dụ như lướt mạng xã hội không mục đích, xem tivi quá nhiều. Cách xử lý là loại bỏ hoàn toàn. Thời gian dành cho nhóm này chỉ nên dưới 5%.
Dự trù các nguồn lực: Để hoàn thành các công việc liên quan, chắc hẳn bạn cần tính toán nguồn lực mình có thể sử dụng, bao gồm: tài chính, phương pháp, công cụ, người đồng hành, …và các đánh giá rủi ro cũng như kế hoạch dự phòng cho các kế hoạch đã được chuẩn bị.

3.3. Bước 3: Thực hiện

Sau khi có kế hoạch, bạn có thể thực hiện các công việc đã được sắp xếp. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như Pomodoro, Eat the frog… để tăng cường sự tập trung và hiệu quả cho công việc. Nên nhớ, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, mạng xã hội…và kiểm soát những công việc “khẩn cấp” là điều cần thiết khi thực hiện

3.4. Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh phương pháp thực hiện

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn cần thường xuyên xem xét lại tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả của các phương pháp quản lý thời gian bạn đang áp dụng. Nếu cần thiết bạn có thể điều chỉnh chiến lược và phương pháp để thực hiện mục tiêu.

Tóm lại, quản lý thời gian là kỹ năng rất cần thiết và cần được rèn luyện, điều chỉnh và cập nhật thường xuyên. Mỗi giai đoạn trong cuộc sống đều có những mục tiêu và tính chất riêng nên quy trình và cách thức quản lý thời gian cũng khác nhau. Chúng ta cần thiết lập “quy trình” và thực hiện nghiêm túc để có thể đặt những nền móng đầu tiên cho thành công của cho chính mình.

Nguồn tham khảo: